1. Willkommen bei kids24

kids24 ist ein anerkannter Träger der Jugendhilfe. Dieses Handbuch gibt dir einen Überblick über unsere Werte, Abläufe und Regeln – damit du von Anfang an gut durchstarten kannst.

2. Unsere Kultur & Werte

Wir arbeiten professionell, herzlich und wirkungsorientiert. Respekt, Vertrauen und Verlässlichkeit prägen den Umgang miteinander und mit den uns anvertrauten Kindern, Jugendlichen und Familien.

3. Arbeitszeiten & Urlaub

Flexible Dienstpläne je nach Einrichtung. Verwaltung: in der Regel Mo–Fr mit Kernzeit 9–15 Uhr. Urlaub: 30 Tage zuzüglich 2 Regenerationstage pro Jahr. Dienstpläne und Homeoffice in Absprache mit deiner Leitung.

4. Ansprechpartner

Für fachliche Fragen: deine Einrichtungsleitung. Für Verträge und Personal: buero@kids24.de. Für IT und Zugänge: leitung@kids24.de. Dein Onboarding-Buddy wird dir in den ersten Tagen genannt.

5. Wichtige Regeln

• Schweigepflicht gegenüber Dritten strikt einhalten
• Kinderschutz-Richtlinien vor erstem Klientenkontakt lesen
• Dienstgeräte nur dienstlich nutzen
• Krankmeldung bis 7:30 Uhr an Einrichtungsleitung und HR

Stand: Aktuell. Bei Fragen wende dich an HR oder deine Leitung.

1. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden von kids24 und betrifft den Umgang mit personenbezogenen Daten von Klient:innen, Sorgeberechtigten und weiteren Beteiligten im Rahmen der Jugendhilfe.

2. Grundsätze (DSGVO)

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben
• Zweckbindung: Daten nur für festgelegte, legitime Zwecke erheben und verwenden
• Datenminimierung: Nur so viele Daten wie nötig
• Richtigkeit: Daten sachlich richtig halten und bei Bedarf berichtigen
• Speicherbegrenzung: Nur so lange aufbewahren wie erforderlich
• Vertraulichkeit und Integrität: Technisch und organisatorisch absichern

3. Deine Pflichten

Daten nur auf dienstlichen Geräten und in zugelassenen Systemen (z. B. DocMan) verarbeiten. Keine Weitergabe an Dritte ohne Rechtsgrundlage. Bei Unsicherheit: Datenschutzbeauftragte bzw. Leitung ansprechen. Verstöße unverzüglich melden.

4. Schweigepflicht

Die gesetzliche und vertragliche Schweigepflicht gilt uneingeschränkt. Keine Weitergabe von Klientendaten außerhalb der erforderlichen Kommunikation im Rahmen des Auftrags.

Stand: Aktuell. Bei Fragen: Datenschutzbeauftragte bzw. Leitung.

1. Passwörter

• Starke Passwörter verwenden (mind. 12 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen)
• Keine Wiederverwendung von Passwörtern für private Dienste
• Passwörter nicht weitergeben und nicht aufschreiben (Ausnahme: sichere Verwaltung z. B. Passwortmanager)
• Bei Verdacht auf Kompromittierung: sofort ändern und IT informieren

2. Geräte

Dienstgeräte (Laptop, PC, Tablet, Smartphone) nur für dienstliche Zwecke nutzen. Bildschirm sperren, wenn du den Arbeitsplatz verlässt. Keine unbefugte Software installieren. Updates zeitnah einspielen.

3. VPN & mobiles Arbeiten

Bei Homeoffice oder mobilem Arbeiten immer VPN nutzen, um auf interne Dienste und Daten sicher zuzugreifen. Anleitung siehe „VPN-Einrichtung“ in den Setup-Anleitungen.

4. E-Mail & Anhänge

Vorsicht bei unbekannten Absendern und verdächtigen Anhängen. Keine sensiblen Daten unverschlüsselt per E-Mail versenden, wenn nicht durch Richtlinie abgedeckt.

5. Meldepflicht

Verdacht auf Schadsoftware, Phishing oder Datenleck sofort an IT (leitung@kids24.de) melden.

Stand: Aktuell.

1. Unsere Werte

Wir handeln mit Respekt, Offenheit und Verantwortung. Jede und jeder trägt dazu bei, dass sich alle bei kids24 sicher und wertgeschätzt fühlen – Kolleg:innen, Klient:innen und Partner gleichermaßen.

2. Respektvolles Miteinander

• Höfliche und sachliche Kommunikation – auch in Konflikten
• Keine Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing
• Vielfalt achten: Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung
• Feedback konstruktiv geben und annehmen

3. Verhalten gegenüber Klient:innen

Professionell, empathisch und grenzenwahrend. Schweigepflicht und Kinderschutz haben oberste Priorität. Bei Grenzverletzungen oder Unsicherheiten die Leitung oder die zuständigen Stellen einbeziehen.

4. Bei Verstößen

Verstöße gegen diesen Kodex werden ernst genommen. Du kannst dich an deine Leitung, HR oder die Vertrauensperson wenden. Es wird vertraulich und fair geprüft.

Stand: Aktuell.

1. Übersicht

Du erhältst von uns Zugang zu Microsoft 365 (E-Mail, Kalender), Microsoft Teams, VPN und DocMan. Die genauen Zugangsdaten bzw. Einladungen kommen per E-Mail oder werden dir persönlich übergeben.

2. Microsoft 365 (E-Mail & Kalender)

1. Einladungslink oder Anmeldehinweis von IT öffnen
2. Mit deiner dienstlichen E-Mail-Adresse anmelden und Passwort setzen (siehe IT-Sicherheitsrichtlinie)
3. Outlook/Web nutzen oder App installieren – je nach Vorgabe

3. Microsoft Teams

Teams über Browser oder Desktop-App nutzen. Du wirst den relevanten Channels zugewiesen. Stell dich gerne im Channel #willkommen vor.

4. VPN

Für Homeoffice und externen Zugriff auf interne Dienste: VPN einrichten. Detaillierte Anleitung siehe „VPN-Einrichtung“ in diesem Bereich (Windows, macOS, Linux inkl. Troubleshooting).

5. DocMan

DocMan ist unser Dokumentenmanagementsystem. Zugang wird dir freigeschaltet. Kurzanleitung: „DocMan – Einführung“ (Video) in den Setup-Anleitungen.

6. Bei Problemen

IT-Support: leitung@kids24.de. Bei Zugangsproblemen oder Fehlermeldungen bitte genau beschreiben (Gerät, Programm, Fehlermeldung).

Die vollständige Anleitung findest du auch im Confluence-Wiki.

Was ist DocMan?

DocMan ist unser zentrales System für die Verwaltung von Dokumenten. Hier werden Akten, Formulare und interne Unterlagen abgelegt und gefunden – einheitlich und nachvollziehbar.

Anmeldung

Du erhältst von IT Benutzernamen und initiales Passwort. Erster Login am besten am Dienst-PC oder über VPN. Passwort nach erstem Login ändern (siehe IT-Sicherheitsrichtlinie).

Dokumente suchen

• Suchfeld nutzen: Stichworte, Aktenzeichen oder Namen eingeben
• Ordnerstruktur durchstöbern, sofern du Berechtigung hast
• Filter nach Datum, Typ oder Abteilung nutzen

Dokumente hochladen

Neue Dokumente im richtigen Ordner bzw. zur richtigen Akte anlegen. Dateinamen und Kategorien sinnvoll wählen, damit andere das Dokument später finden. Keine sensiblen Daten in Dateinamen.

Rechte & Ordnung

Nur in Bereichen arbeiten, für die du freigegeben bist. Keine Ordner löschen oder umstrukturieren ohne Absprache. Bei Fragen: Leitung oder IT.

Video-Anleitung

Eine ausführliche Video-Anleitung (ca. 12 Min) findest du in den Setup-Links. Hier ist die Kurzfassung für den Einstieg.

Bei technischen Problemen: leitung@kids24.de (IT).

Wozu VPN?

Über VPN verbindest du dich verschlüsselt mit dem Firmennetz. Das ist für Homeoffice und unterwegs nötig, um sicher auf interne Dienste (DocMan, Dateien, etc.) zuzugreifen.

Zugangsdaten

Du erhältst von IT die VPN-Zugangsdaten (Serveradresse, Benutzername, Passwort oder Zertifikat). Ohne diese Daten kann die Einrichtung nicht abgeschlossen werden – bei Bedarf bei leitung@kids24.de anfragen.

Windows

1. Einstellungen → Netzwerk und Internet → VPN → VPN-Verbindung hinzufügen
2. Anbieter: Windows (integriert). Typ: abhängig von Vorgabe (z. B. IKEv2 oder L2TP)
3. Servername und Anmeldeinfos eintragen und speichern
4. Verbindung auswählen und verbinden

macOS

1. Systemeinstellungen → Netzwerk → VPN → „+“ → Typ je nach Vorgabe (z. B. IKEv2)
2. Server, Account und Passwort eintragen
3. Verbinden

Linux

Je nach Distribution: NetworkManager für GUI oder z. B. strongSwan/OpenConnect für die Kommandozeile. Die genaue Konfiguration (Server, Protokoll) gibt dir die IT.

Troubleshooting

• Verbindung bricht ab: Firewall/Antivirus prüfen; ggf. VPN-Ports freigeben
• „Authentifizierung fehlgeschlagen“: Passwort prüfen, Groß-/Kleinschreibung beachten; bei 2FA ggf. Token erneut eingeben
• Kein Zugriff auf interne Dienste: Prüfen, ob VPN wirklich verbunden ist (z. B. IP-Anzeige); ggf. DNS-Einstellungen (falls von IT vorgegeben)

Ausführliche Details und aktuelle Serverdaten findest du im IT-Wiki. Bei anhaltenden Problemen: leitung@kids24.de.

Struktur kids24

kids24 hat zwei Standorte (Kempten und Waltenhofen) und gliedert sich in Einrichtungen, Fachbereiche und zentrale Dienste. Das Organigramm zeigt, wer welche Verantwortung trägt und an wen du dich für welche Themen wenden kannst.

Zentrale Bereiche

• Geschäftsführung / Leitung – strategische und rechtliche Steuerung
• Personal / HR – Verträge, Urlaub, Personalstammdaten (buero@kids24.de)
• IT – Zugänge, Geräte, VPN, DocMan (leitung@kids24.de)

Einrichtungen & Teams

Jede Einrichtung hat eine Einrichtungsleitung. Die konkreten Teams, Stellen und Ansprechpartner findest du in der aktuellen Organigramm-Übersicht (PDF bzw. interne Seite) und bei deiner Leitung oder HR.

Dein Einstieg

Für deinen Start sind besonders wichtig: deine Einrichtungsleitung, dein Onboarding-Buddy (wird dir mitgeteilt) und bei Bedarf HR und IT. Das vollständige Organigramm wird intern aktuell gehalten – bei Fragen einfach bei deiner Leitung nachfragen.

Stand: Aktuell. Die detaillierte Darstellung (Teams, Leads, Abteilungen) findest du in der intern bereitgestellten Organigramm-Ansicht.